Dane firmowe a narzędzia AI: co wolno wklejać, a czego nie

Krótka odpowiedź: do publicznego czatu AI nie wkleja się tego, czego nie wysłałbyś mailem do nieznanej firmy — danych osobowych klientów i pracowników, treści objętych poufnością, haseł i kluczy dostępowych. Większość codziennej pracy z AI mieści się poza tą granicą, pod warunkiem że zespół wie, gdzie ona przebiega. Model uruchomiony na własnym serwerze rozwiązuje część problemu, ale kosztuje i nie zastępuje spisanych zasad.

Gdzie trafia tekst, który wklejasz

Kiedy pracownik wkleja fragment umowy do czatu, tekst opuszcza firmę i trafia na serwer dostawcy. Samo w sobie nie jest to naruszeniem — dane powierzacie zewnętrznym usługodawcom codziennie, choćby korzystając z poczty w chmurze albo księgowości online. Różnica polega na tym, że tam zwykle jest podpisana umowa powierzenia przetwarzania, a przy darmowym koncie założonym przez pracownika na własną rękę nie ma żadnej.

Dwie rzeczy warto sprawdzić w ustawieniach konkretnego narzędzia, bo różnią się między dostawcami i między planami: czy treść rozmów jest wykorzystywana do dalszego trenowania modelu i jak długo jest przechowywana. Plany firmowe zwykle mają tu inne ustawienia domyślne niż darmowe. Odpowiedzi szukaj w aktualnej dokumentacji dostawcy, a nie w tym, co ktoś pamięta z artykułu sprzed roku — te warunki bywają zmieniane.

Czego nie wkleja się do publicznego czatu

• Danych osobowych klientów i pracowników — nazwisk z adresami, numerów PESEL, danych z dokumentów tożsamości, list płac. Jeśli dokument pozwala zidentyfikować konkretną osobę, to są dane osobowe w rozumieniu rozporządzenia 2016/679 (RODO).
• Treści objętych poufnością — umów z klauzulą NDA, ofert przed rozstrzygnięciem postępowania, dokumentacji projektowej kontrahenta.
• Haseł, kluczy API, tokenów i plików konfiguracyjnych. Dotyczy to też fragmentów kodu wklejanych „do sprawdzenia”, w których zostały dane dostępowe.
• Danych szczególnych kategorii — dotyczących zdrowia, przynależności związkowej, poglądów. Tu próg ostrożności jest najwyższy.
• Dokumentów, których nie macie prawa dalej udostępniać — materiałów klienta, dokumentacji na licencji, skanów przekazanych przez partnerów.

Co zostaje? Sporo. Przeformułowanie tekstu na stronę, szkic odpowiedzi na typowe pytanie, struktura szkolenia wewnętrznego, wyjaśnienie komunikatu błędu, przepisanie notatki ze spotkania na listę zadań, pomoc przy formule w arkuszu. Pytanie nie brzmi „czy w ogóle używać AI”, tylko „co konkretnie w to wkładamy”.

Jak ustalić zasady, żeby ktoś je przeczytał

Regulamin na dziesięć stron nie zadziała. Działa jedna kartka do przeczytania w dwie minuty plus rozmowa, na której ktoś odpowiada na pytania. Minimum, które warto spisać:

1. Z jakich narzędzi wolno korzystać i na jakich kontach. Konto firmowe zamiast prywatnego to pierwsza i najtańsza zmiana, jaką można wprowadzić.
2. Trzy kategorie danych: wolno, wolno po usunięciu informacji identyfikujących, nie wolno. Z przykładami z Waszej branży, nie ogólnikami.
3. Kto rozstrzyga wątpliwe przypadki. Imiennie, z podanym kanałem kontaktu. „Skonsultuj z przełożonym” kończy się tym, że nikt nie konsultuje.
4. Co zrobić, gdy ktoś wkleił coś, czego nie powinien. Zgłoszenie własnego błędu nie może oznaczać kłopotów — inaczej nie dowiecie się o niczym.
5. Odpowiedź modelu to szkic, nie źródło. Pod pismem, ofertą i wyliczeniem podpisuje się człowiek, który je sprawdził.

Druga rzecz: anonimizacja działa tylko wtedy, gdy jest zrobiona do końca. Usunięcie nazwiska z umowy, w której zostaje nazwa firmy, adres oddziału i data podpisania, niczego nie anonimizuje. Jeśli osobę da się wskazać po kombinacji pozostałych informacji, nadal przetwarzacie dane osobowe.

Kiedy warto rozważyć model uruchomiony lokalnie

Model działający na Waszym serwerze to realna opcja, nie fantazja — dane nie wychodzą poza infrastrukturę, którą kontrolujecie. Ma sens przede wszystkim wtedy, gdy:

• pracujecie na dokumentach, które z zasady nie mogą opuścić firmy — kancelaria, placówka medyczna, projekty objęte umowami poufności;
• kontrahent albo wewnętrzna polityka wprost zakazuje przetwarzania takich treści u zewnętrznego dostawcy;
• przetwarzacie powtarzalnie duże wolumeny tekstu i chcecie mieć przewidywalny koszt zamiast rozliczenia za zużycie.

Zanim podejmiecie decyzję, policzcie cztery rzeczy, o których łatwo zapomnieć:

• Sprzęt. Sensowna wydajność wymaga kart graficznych z dużą ilością pamięci. To wydatek jednorazowy, ale konkretny — do policzenia przed decyzją, nie po.
• Utrzymanie. Aktualizacje, kopie zapasowe, monitoring, osoba odpowiedzialna. Serwer z modelem to kolejny system w firmie, a nie urządzenie, które się włącza i zapomina.
• Jakość odpowiedzi. Modele otwarte, które uruchomicie na własnym sprzęcie, zwykle wypadają słabiej od największych modeli komercyjnych. Do streszczania dokumentów i wyszukiwania w firmowej bazie wiedzy często wystarczają; przy trudniejszych zadaniach różnica bywa odczuwalna. Sprawdźcie to na własnych materiałach, zanim kupicie sprzęt.
• „Lokalnie” nie znaczy „bezpiecznie”. Serwer bez kontroli dostępu, bez logów i bez kopii zapasowej to nowa powierzchnia ataku, a nie rozwiązanie problemu.

Jest też droga pośrednia: plan firmowy u dostawcy chmurowego, z podpisaną umową powierzenia i przetwarzaniem na terenie Unii. Dla większości małych firm to rozsądniejszy pierwszy krok niż własny serwer — mniej pracy, mniej do utrzymania, a największa część ryzyka, czyli prywatne konta i brak jakiejkolwiek umowy, znika od razu.

Cztery rzeczy do sprawdzenia przed wdrożeniem

• Czy z dostawcą jest podpisana umowa powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO) i czy obejmuje ona to konkretne narzędzie.
• Gdzie dane są przetwarzane i czy wychodzą poza Europejski Obszar Gospodarczy — a jeśli tak, na jakiej podstawie.
• Czy narzędzie trafiło do rejestru czynności przetwarzania i czy ktoś ocenił ryzyko dla osób, których dane dotyczą.
• Kto ma dostęp do historii rozmów. W planach firmowych administrator zwykle może ją zobaczyć — pracownicy powinni o tym wiedzieć z góry.

Jeśli nie wiecie, od czego zacząć, zacznijcie od ustalenia stanu faktycznego: z jakich narzędzi AI ktoś w firmie już korzysta i na jakich kontach. Odpowiedź bywa inna, niż zakłada zarząd.

Zasady opisane wyżej można przepracować z zespołem na szkoleniu z narzędzi AI — na Waszych własnych dokumentach, nie na scenariuszach z podręcznika; warsztat wyceniamy oddzielnie, zależnie od zakresu i liczby osób. Przegląd kont, ustawień i uprawnień mieści się w zakresie audytu bezpieczeństwa IT, którego zakres i cenę ustalamy po rozmowie; pojedyncze prace rozliczamy godzinowo po 239 zł netto. Jeśli rozważacie model uruchomiony u siebie, wycenę przygotowujemy po bezpłatnej konsultacji online. Pracujemy zdalnie z całej Polski, w dni robocze.

Porozmawiajmy o zasadach korzystania z AI w Twojej firmie