Krótka odpowiedź: arkusz wystarcza, dopóki jedna osoba wpisuje dane w jednym miejscu, a reszta tylko czyta. Aplikacja ma sens, gdy kilka osób pracuje na tych samych danych, gdy te same informacje wpisuje się kilka razy albo gdy klienci dzwonią, żeby zapytać o status.
Sygnały, że arkusz przestaje wystarczać
- Są dwie wersje pliku i nikt nie wie, która jest aktualna.
- Ktoś przepisuje dane z arkusza do faktur, maili lub innego arkusza.
- Pracownicy w terenie nie mogą wygodnie wpisać statusu z telefonu.
- Nie da się bezpiecznie dać klientowi wglądu w jego sprawę.
- Błędy w formułach wychodzą dopiero na fakturze.
Kiedy arkusz jest w porządku
Gdy proces jest prosty, dane wpisuje jedna osoba, a zespół jest mały. Wtedy lepszy jest uporządkowany arkusz z kilkoma zasadami niż aplikacja. Czasem wystarczy automatyzacja, która przenosi dane z formularza do arkusza i wysyła powiadomienie.
Gotowy program czy aplikacja na zamówienie
Gotowy program jest tańszy na start, jeśli pasuje do procesu. Problem zaczyna się, gdy firma musi dopasować się do programu: zbędne pola, brakujące statusy, opłaty za użytkowników. Aplikacja na zamówienie odwraca kolejność: narzędzie dopasowuje się do firmy. Najpierw jednak warto sprawdzić, czy naprawdę jest potrzebna.
Od czego zaczynamy
Od konsultacji: jak wygląda praca, kto co wpisuje, gdzie ginie informacja. Potem najprostsza wersja aplikacji, która usuwa największy problem, na przykład lista zleceń ze statusami dostępna z telefonu. Kolejne funkcje dokładamy etapami, gdy zespół już pracuje w narzędziu.
Ile to kosztuje
Cena zależy od liczby ekranów, ról użytkowników, integracji i danych do przeniesienia, dlatego podajemy ją po konsultacji. Utrzymanie po wdrożeniu prowadzimy w abonamencie od 219 zł netto miesięcznie.
Zobacz też: aplikacje dla firm i automatyzacje.