Krótka odpowiedź: trzy kopie danych, na dwóch różnych rodzajach nośnika, z czego jedna poza siedzibą firmy. I jeden warunek, o którym mało kto pamięta: kopia liczy się dopiero wtedy, gdy ktoś sprawdził, że da się z niej odtworzyć pracę.
Co oznacza 3-2-1 w praktyce małej firmy
- 3 kopie — dane robocze plus dwie kopie. Oryginał też się liczy.
- 2 różne nośniki — na przykład dysk w serwerze i przestrzeń u dostawcy chmurowego. Chodzi o to, żeby jedna awaria nie zabrała obu naraz.
- 1 kopia poza siedzibą — fizycznie gdzie indziej niż biuro. To ta, która ratuje przy zalaniu, kradzieży i zaszyfrowaniu danych.
Prosty sprawdzian: jeśli dziś w nocy biuro spłonie, czy jutro da się pracować? Jeśli odpowiedź brzmi „chyba tak”, kopii nie ma.
Pięć błędów, które znajdujemy najczęściej
- Kopia obok oryginału. Dysk zewnętrzny podłączony na stałe do tego samego komputera zostanie zaszyfrowany razem z danymi.
- Zadanie, które od miesięcy zgłasza błąd. Powiadomienia trafiają na skrzynkę, której nikt nie czyta.
- Kopiowany nie ten katalog. Ktoś przeniósł dane pół roku temu, a konfiguracji nikt nie zaktualizował.
- Brak kopii poczty i dysków w chmurze. O tym niżej, bo to najczęstsze nieporozumienie.
- Nikt nie testował odtworzenia. Najgroźniejszy błąd, bo wychodzi dokładnie wtedy, gdy nie ma czasu.
„Mamy Microsoft 365, więc backup jest”
Nie do końca. Dostawca chmury odpowiada za dostępność swojej usługi i za to, że Wasze dane nie znikną z powodu awarii po jego stronie. Nie odpowiada za to, że pracownik skasował folder, a Wy zorientowaliście się po upływie okresu przechowywania w koszu. Nie cofnie też masowego usunięcia wykonanego z przejętego konta.
W praktyce oznacza to, że skrzynki, dyski współdzielone i dane w usługach chmurowych też warto objąć osobną kopią — tak samo jak pliki na komputerach.
Test, który możesz zrobić w godzinę
- Wybierz jeden plik, który ktoś realnie zmieniał w zeszłym tygodniu.
- Odtwórz go z kopii do osobnego katalogu. Nie nadpisuj oryginału.
- Otwórz i sprawdź, czy to rzeczywiście aktualna wersja.
- Zmierz, ile to zajęło razem z szukaniem, gdzie właściwie leży kopia.
- Powtórz to samo dla wiadomości e-mail sprzed miesiąca.
Jeśli którykolwiek krok się nie udał, macie odpowiedź na pytanie, czy backup działa. A jeśli udał się, ale zajął pół dnia dla jednego pliku, warto policzyć, ile trwałoby odtworzenie całej firmy.
Ile firma może stać
To pytanie decyduje o tym, ile backup ma kosztować. Firma, która przy awarii poczeka dwa dni bez większych strat, potrzebuje czegoś innego niż firma, w której każda godzina przestoju zatrzymuje produkcję. Zanim wybierzecie rozwiązanie, ustalcie dwie liczby: ile danych możecie stracić (czyli jak często robimy kopie) i jak długo możecie nie pracować (czyli jak szybko musimy odtworzyć).
Więcej o tym, jak to układamy u klientów, piszemy na stronie backupu i ciągłości działania. Kontrola statusu kopii wchodzi też w zakres monitoringu infrastruktury IT.