Krótka odpowiedź: w małej firmie najszybciej zwraca się automatyzacja czynności, które powtarzają się regularnie, mają jasną regułę i dziś przechodzą przez kilka skrzynek albo kilka programów. W praktyce najczęściej są to cztery procesy: przyjmowanie zapytań, umawianie terminów, przepisywanie danych między systemami i pilnowanie terminów płatności. Ile zaoszczędzisz, zależy od liczby zdarzeń w miesiącu i od liczby wyjątków w Twoim procesie, dlatego liczy się to na konkretnych danych firmy, a nie na gotowej tabelce.
Po czym poznać proces, który warto automatyzować
Zanim wybierzesz narzędzie, przejrzyj własny tydzień pracy. Proces jest dobrym kandydatem, gdy spełnia kilka warunków naraz:
- Powtarza się regularnie. Codziennie albo kilka razy w tygodniu. Czynność wykonywana raz na kwartał rzadko uzasadnia koszt wdrożenia i późniejszego utrzymania.
- Da się opisać jednym zdaniem w formie reguły. Na przykład: gdy przyjdzie wiadomość na adres biura, załóż zadanie i odpowiedz potwierdzeniem. Jeśli zdanie zaczyna się od „to zależy”, najpierw trzeba ustalić, od czego.
- Przechodzi przez kilka miejsc. Skrzynka pocztowa, arkusz, program branżowy, kalendarz. Czas zjadają zwykle przeskoki między nimi, nie sama praca.
- Ktoś przepisuje w nim dane, które już gdzieś są. To najprostszy sygnał, że robota jest mechaniczna.
- Jego pominięcie kosztuje. Niewysłane przypomnienie, zgubione zapytanie, nieodebrany termin. Oszczędność bierze się tu nie z czasu, tylko z tego, że sprawy przestają wypadać z obiegu.
Odwrotna lista jest równie ważna. Czynności, które wymagają oceny sytuacji, negocjacji albo za każdym razem wyglądają inaczej, zostaw przy człowieku. Automat dobrze wykonuje regułę i źle radzi sobie z wyjątkiem, a to wyjątki zabierają w małej firmie najwięcej uwagi.
Cztery procesy, od których zwykle warto zacząć
1. Przyjmowanie zapytań i pierwsza odpowiedź. W typowej firmie zapytania przychodzą z formularza na stronie, z poczty, z telefonu i z portali branżowych. Każdy kanał ma inną skrzynkę, a część z nich sprawdza tylko jedna osoba. Automat może zebrać wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu, odpowiedzieć potwierdzeniem przyjęcia, przypisać sprawę do osoby i przypomnieć o niej, gdy nikt nie zareagował. Przy człowieku zostaje treść odpowiedzi merytorycznej i decyzja, czy w ogóle bierzecie temat. Warto przy okazji sprawdzić, czy wiadomości wysyłane automatycznie w ogóle docierają do odbiorców — opisujemy to w tekście o konfiguracji SPF, DKIM i DMARC.
2. Umawianie terminów i przypomnienia. Dotyczy serwisów, gabinetów, szkoleń, montaży i wszędzie tam, gdzie pracuje się na kalendarzu. Ręczne ustalanie godziny potrafi zająć kilka wiadomości w obie strony, a potem i tak ktoś musi przypomnieć klientowi o wizycie. Tutaj automat prowadzi kalendarz z wolnymi slotami, wysyła potwierdzenie i przypomnienie, a odwołanie terminu zwalnia miejsce bez udziału biura. Na co uważać: reguły dostępności muszą być spisane do końca, razem z buforami na dojazd, przerwami i sytuacją, gdy pracuje więcej niż jedna osoba.
3. Przepisywanie danych między programami. Zamówienie ze sklepu do magazynu, dane z arkusza do systemu obsługi klienta, lista uczestników z formularza do programu do wysyłki. Jeżeli ktoś u Was regularnie otwiera dwa okna obok siebie i przenosi wartości ręcznie, to jest to pierwszy kandydat do zmiany. Kluczowe pytanie brzmi: czy oba programy mają udokumentowany interfejs programistyczny. Bez tego każde rozwiązanie będzie obejściem, które rozsypie się przy najbliższej aktualizacji. Czasem wniosek z takiej analizy jest inny, niż się spodziewano, i zamiast łańcucha integracji lepiej sprawdzi się jeden prosty program — porównujemy te dwie drogi w tekście o tym, czy wystarczy arkusz, czy potrzebna jest aplikacja.
4. Pilnowanie terminów: płatności, umowy, odnowienia. Przypomnienia o nieopłaconych fakturach, kończące się umowy, przeglądy sprzętu, wygasające domeny i certyfikaty. To zadania, w których automat jest po prostu lepszy od człowieka, bo nie zapomina i nie choruje. Zwykle wystarczy jedno miejsce z datami i reguła, kto i kiedy dostaje powiadomienie. Jeżeli planujesz tu większe porządki, sprawdź równolegle harmonogram i zakres obowiązków związanych z e-fakturą u źródła, na stronie Ministerstwa Finansów poświęconej KSeF, bo to on wyznacza, w jakiej formie dokumenty będą do Ciebie trafiać.
Czego automatyzacja nie zrobi za Ciebie
- Nie uporządkuje procesu, którego nikt nie opisał. Jeśli dziś każdy robi to po swojemu, automat utrwali jedną z wersji i reszta zespołu zacznie go omijać.
- Nie naprawi danych. Powielone kartoteki klientów, literówki w numerach, trzy wersje tego samego cennika — to trzeba posprzątać przed, nie po.
- Nie zastąpi właściciela procesu. Ktoś w firmie musi odpowiadać za to, co się dzieje, gdy automat odłoży sprawę do kolejki wyjątków.
- Nie działa bez utrzymania. Dostawcy zmieniają interfejsy i zasady logowania. Rozwiązanie bez dziennika zdarzeń i powiadomień o błędach po jakimś czasie przestaje działać po cichu, a to gorsze niż praca ręczna.
Jak sprawdzić, czy to się u Ciebie opłaci
Nie podajemy z góry oszczędności w godzinach ani w złotówkach, bo zależą od Twojej skali. Policz to sam, na czterech liczbach, które masz pod ręką:
- Ile razy w miesiącu dana czynność się powtarza.
- Ile minut zajmuje jedno powtórzenie, licząc też przerwanie innej pracy.
- Ile osób musi się nad nią pochylić, zanim sprawa zostanie zamknięta.
- Co się dzieje i ile kosztuje, gdy ktoś o niej zapomni.
Po drugiej stronie postaw koszt wdrożenia, abonamenty narzędzi i czas na utrzymanie. Prace programistyczne i integracyjne rozliczamy godzinowo: 239 zł netto za godzinę, naliczane co 15 minut, albo w pakietach 5, 10 i 20 godzin, odpowiednio po 229, 219 i 209 zł netto za godzinę. Opłaty za platformy i licencje ponosisz bezpośrednio u ich dostawców. Zakres i szacowaną liczbę godzin ustalamy po bezpłatnej konsultacji online, na której mapujemy proces — pełne stawki znajdziesz w cenniku prac godzinowych.
Jedna uwaga organizacyjna: pracujemy zdalnie z całej Polski, w dni robocze. Nie prowadzimy dyżuru całodobowego i nie podpisujemy umów z gwarantowanym czasem reakcji, więc procesy, w których przestój liczy się w minutach, projektujemy tak, aby dało się je obsłużyć ręcznie, zanim ktoś od nas podejdzie do sprawy.
Od czego zacząć
Najlepszy pierwszy krok to wybrać jeden proces z czterech powyżej, spisać go krok po kroku na kartce i dopiero wtedy szukać narzędzia. Jeśli chcesz zrobić to z kimś z zewnątrz, zobacz zakres prac na stronie automatyzacje procesów dla firm. Gdy z mapowania wyjdzie, że zamiast łańcucha integracji potrzebny jest osobny, prosty program, opisujemy taką drogę w sekcji aplikacje dla firm. Przydatny będzie też tekst o tym, od czego zacząć automatyzację w małej firmie.