Krótka odpowiedź: koszt automatyzacji to w praktyce godziny pracy — nad opisaniem procesu, spięciem narzędzi i testami — plus stałe opłaty za platformę i za utrzymanie tego, co już działa. Nie ma tu cennika z półki, bo ten sam proces w dwóch firmach bywa inaczej skomplikowany. Pracę przy automatyzacjach wyceniamy po bezpłatnej konsultacji online, a to, czy wdrożenie się opłaca, możesz policzyć sam, na czterech liczbach ze swojej firmy.
Z czego składa się rachunek
Oferty na automatyzację bywają nieporównywalne, bo jedna obejmuje tylko zbudowanie przepływu, a druga cały cykl razem z utrzymaniem. Zanim porównasz kwoty, rozbij je na trzy pozycje.
- Praca jednorazowa. Rozmowa o procesie i spisanie go krok po kroku, projekt przepływu, połączenie systemów, obsługa sytuacji nietypowych, testy na prawdziwych danych i przekazanie zespołowi. Największą pozycją bywa nie samo budowanie, tylko ustalenie reguł tam, gdzie dziś decyduje człowiek „na wyczucie”.
- Koszty stałe po Twojej stronie. Abonament za platformę automatyzacji albo serwer, jeśli stawiasz ją u siebie, licencje na odczyt dokumentów, opłaty za wiadomości SMS, dostęp do API systemów, z którymi się łączysz. To są rachunki u dostawców, a nie u wykonawcy — warto je zsumować osobno, bo wracają co miesiąc.
- Utrzymanie. Dostawcy zmieniają interfejsy, wygasają klucze dostępowe, firma zmienia sposób pracy. Automatyzacja bez dziennika zdarzeń i powiadomień o błędach potrafi przestać działać po cichu, a wtedy wraca ręczna robota, tylko że z opóźnieniem. Doliczenie kilku godzin rocznie na doglądanie jest uczciwsze niż udawanie, że koszt kończy się na wdrożeniu.
Jak wyceniamy to u nas
Aplikacje i automatyzacje wyceniamy po bezpłatnej konsultacji online, na której przechodzimy przez proces i sprawdzamy, z czym w ogóle da się go połączyć. Rozliczamy się godzinowo: 239 zł netto za godzinę, naliczane co 15 minut. Przy większych pracach dostępne są pakiety 5, 10 i 20 godzin — odpowiednio po 229, 219 i 209 zł netto za godzinę. Pełne stawki znajdziesz w cenniku godzinowym.
Nie podajemy ceny automatyzacji z góry, bo byłaby zmyślona. Po konsultacji dostajesz natomiast widełki godzin na piśmie i decydujesz przed startem. Jeśli z rozmowy wyjdzie, że proces nie nadaje się do automatyzacji albo że wystarczy uporządkowanie arkusza, mówimy to wprost — to tańsze dla Ciebie i uczciwsze wobec nas obu.
Policz sam: cztery liczby i jedno dzielenie
Żeby ocenić sens wdrożenia, nie potrzebujesz kalkulatora na stronie ani cudzego studium przypadku. Potrzebujesz czterech liczb z własnej firmy.
- Ile razy w miesiącu ten proces się odbywa. Liczba faktur, zgłoszeń, zamówień, raportów. Weź dane z ostatnich trzech miesięcy, nie wrażenie.
- Ile minut zajmuje jedno przejście. Zmierz stoperem przy kilku powtórzeniach zamiast szacować. Szacunki w obie strony potrafią się mocno rozjechać z pomiarem.
- Ile kosztuje godzina osoby, która to robi. Liczy się koszt pracodawcy, a nie kwota na pasku — wraz ze składkami i narzutami.
- Jaka część tej pracy realnie zniknie. Rzadko jest to całość. Zwykle automat przejmuje powtarzalny trzon, a przy człowieku zostają wyjątki i decyzje.
Miesięczną oszczędność policzysz tak: liczba powtórzeń razy minuty na jedno przejście, podzielone przez 60, razy koszt godziny, razy udział pracy, która znika. Od wyniku odejmij nowe koszty stałe — abonamenty i licencje z poprzedniej sekcji. To, co zostanie, to realna miesięczna różnica. Koszt wdrożenia podzielony przez tę różnicę daje liczbę miesięcy, po których inwestycja się zwraca.
Ile wyjdzie w Twojej firmie, zależy od tych czterech liczb i nikt nie poda tego rozsądnie bez nich. Jeśli po podstawieniu własnych danych okres zwrotu wychodzi w granicach kilku miesięcy, temat jest wart rozmowy. Jeśli wychodzi kilka lat, prawdopodobnie automatyzujesz nie ten proces co trzeba.
Co psuje ten rachunek
- Zaoszczędzony czas nie zawsze zamienia się w pieniądze. Jeśli nikt nie odejdzie z firmy i nie dojdzie nowych zleceń, zysk jest realny, ale ma postać spokojniejszej pracy i mniejszej liczby błędów, a nie niższej listy płac. To nadal wartość — tylko inaczej ją opisz w uzasadnieniu.
- Wyjątki. Proces, który w większości przypadków wygląda tak samo, a w pozostałych „to zależy”, wycenia się głównie przez te pozostałe. Im więcej wyjątków, tym droższe wdrożenie i tym mniejsza część pracy znika.
- Dane w nieuporządkowanej formie. Skany o różnej jakości, nazwy klientów zapisywane na pięć sposobów, arkusze bez stałej struktury. Porządkowanie bywa osobnym projektem przed automatyzacją.
- Brak API. Jeśli program, do którego mają trafiać dane, nie ma udokumentowanego interfejsu, każde rozwiązanie będzie obejściem, a obejścia psują się przy aktualizacjach.
- Nadzór. Ktoś musi zaglądać do kolejki błędów. To nie jest dużo czasu, ale jest to czas.
Kiedy automatyzacja się nie opłaca
Są sytuacje, w których rachunek wychodzi na nie i warto to przyjąć bez żalu:
- proces wykonywany kilka razy w miesiącu i trwający kilkanaście minut,
- proces, który za kwartał i tak się zmieni, bo firma przechodzi na inny system,
- proces, który jest po prostu źle ułożony — wtedy najpierw się go upraszcza, a dopiero potem automatyzuje,
- sytuacja, w której przestój liczy się w minutach. Pracujemy zdalnie, w dni robocze, nie prowadzimy dyżuru całodobowego i nie podpisujemy umów z gwarantowanym czasem reakcji, więc taki proces musi dać się obsłużyć ręcznie, zanim ktoś od nas podejdzie do sprawy.
Jeśli rozważasz platformę, na której ma stanąć przepływ, pamiętaj, że cenniki dostawców zmieniają się regularnie — aktualne warunki sprawdzaj u źródła, na przykład w cenniku n8n. Kwoty z artykułów sprzed roku bywają nieaktualne.
Jeśli chcesz przejść przez taki rachunek na własnym procesie, zacznij od strony automatyzacje dla firm — opisujemy tam zakres prac i przebieg wdrożenia. Gdy z rozmowy wyjdzie, że zamiast łańcucha integracji potrzebny jest osobny, prosty program, drogę do niego opisujemy w sekcji aplikacje dla firm. Warto też zajrzeć do tekstu o tym, od czego zacząć automatyzację w małej firmie oraz do porównania aplikacji i arkusza kalkulacyjnego.