Krótka odpowiedź: automat opłaca się tam, gdzie czynność jest częsta, powtarzalna i ma reguły, które da się zapisać zdaniami typu „jeżeli A, to B” — na przykład przy przepisywaniu tych samych danych między dwoma systemami. Tam, gdzie reguł jest dużo, zmieniają się co miesiąc albo każdy przypadek jest inny, taniej wychodzi uproszczenie: jedno miejsce na dane zamiast trzech, krótszy formularz, jeden krok mniej w akceptacji. Zanim cokolwiek zautomatyzujesz, warto sprawdzić, czy ta czynność w ogóle musi istnieć.
Cztery pytania, które rozstrzygają
Zadaj je przy każdej czynności, która wygląda na kandydata do automatyzacji. Odpowiedzi zwykle same układają listę w kolejności.
- Jak często to się powtarza? Czynność wykonywana kilka razy dziennie przez cały rok wygląda zupełnie inaczej niż ta sama czynność raz na kwartał. Przy rzadkich zadaniach koszt zbudowania i utrzymania automatu najczęściej przewyższa oszczędność.
- Czy reguły da się wypisać? Jeżeli osoba, która to robi, potrafi podyktować pełną listę warunków w kilkanaście minut, automat ma na czym stanąć. Jeżeli co drugi przypadek kończy się zdaniem „to zależy, trzeba spojrzeć”, najpierw trzeba uporządkować sam proces.
- Skąd biorą się dane? Jeżeli są już w jakimś systemie i trzeba je tylko przenieść — to dobry kandydat. Jeżeli ktoś musi je najpierw wymyślić, dopytać klienta albo ocenić na podstawie doświadczenia, automat obsłuży najwyżej fragment.
- Co się stanie, gdy automat zrobi to źle? Przy źle opisanym pliku poprawka zajmuje chwilę. Przy wysłanej fakturze albo wiadomości do klienta koszt błędu jest inny — i wtedy w procesie zostaje punkt, w którym człowiek zatwierdza wynik przed wysyłką.
Co zwykle opłaca się zautomatyzować
Czynności, które w małych firmach najczęściej spełniają wszystkie cztery warunki naraz:
- Przepisywanie tych samych danych między dwoma systemami. Zamówienie ze sklepu do arkusza, zgłoszenie z formularza do bazy kontaktów, dane z formularza do systemu fakturowego.
- Przypomnienia o terminach. Kończąca się umowa, wygasający certyfikat, przegląd sprzętu, termin płatności. To zwykle najprostsza i najtańsza rzecz do uruchomienia.
- Zbieranie danych formularzem zamiast mailem. Jeden formularz z wymaganymi polami zastępuje kilka wiadomości wymienianych po to, żeby ustalić komplet informacji.
- Generowanie powtarzalnych dokumentów z szablonu. Umowa, protokół, oferta według stałego wzoru, gdzie zmienia się kilka pól.
- Porządkowanie plików. Zapisywanie załączników do właściwego folderu, nazywanie ich według jednego schematu, podpinanie do kartoteki klienta.
- Powtarzalne zestawienia. To samo podsumowanie, w ten sam dzień tygodnia, z tych samych źródeł — pod warunkiem, że ktoś je faktycznie czyta.
Co lepiej uprościć, zanim sięgniesz po automat
Część czynności jest pracochłonna nie dlatego, że jest skomplikowana, tylko dlatego, że proces dookoła nich jest pokręcony. Automatyzacja utrwala wtedy bałagan i dokłada do niego kolejny element do utrzymania.
- Te same dane w trzech miejscach. Zanim zbudujesz synchronizację między arkuszem, skrzynką i programem do fakturowania, sprawdź, czy wszystkie trzy miejsca są potrzebne. Jedno źródło prawdy zwykle rozwiązuje problem taniej niż trzy połączone automatem.
- Formularz z dwudziestoma polami. Jeżeli połowa z nich jest wypełniana „na wszelki wypadek”, skrócenie formularza daje efekt od razu i nic nie kosztuje.
- Akceptacja przez cztery osoby. Automat przyspieszy przekazywanie dokumentu między nimi, ale nie odpowie na pytanie, czy wszystkie cztery podpisy są potrzebne.
- Raport, którego nikt nie otwiera. Zanim go zautomatyzujesz, zapytaj odbiorców, czy z niego korzystają. Zdarza się, że czynność znika razem z pytaniem.
- Przepisywanie z PDF-a, który Twoja firma sama wytwarza. Jeżeli dokument powstaje po Waszej stronie, zwykle łatwiej zmienić format na wyjściu, niż odczytywać go potem z powrotem.
Najtańsza automatyzacja to ta, której nie trzeba było budować.
Co zostawiamy człowiekowi
Są czynności, przy których automat najwyżej przygotowuje materiał, a decyzję podejmuje osoba. Przyjmujemy to jako założenie projektowe, a nie ograniczenie techniczne.
- Decyzje, za które ktoś odpowiada: kwalifikacja podatkowa dokumentu, sprawy kadrowe, negocjowana cena.
- Wyjątki. Automat obsługuje typowy przypadek, a nietypowy odkłada na listę do przejrzenia przez człowieka.
- Komunikacja, w której liczy się ton — reklamacja, trudna rozmowa, odpowiedź na skargę.
- Procesy, których reguły zmieniają się co miesiąc. Utrzymanie takiego automatu kosztuje więcej niż sama praca.
- Zadania jednorazowe. Nawet jeżeli są męczące, nie zdążą się zwrócić.
Jak sprawdzić to u siebie
Prosty sposób, który nie wymaga żadnego narzędzia poza kartką:
- Przez tydzień zapisujcie czynności wykonywane ręcznie więcej niż raz dziennie — kto, co, ile razy, mniej więcej ile minut.
- Przy każdej pozycji odpowiedzcie na cztery pytania z początku tekstu.
- Odłóżcie na bok te, które da się uprościć albo usunąć. Zróbcie to najpierw — to zwykle kwestia decyzji, nie wdrożenia.
- Z tego, co zostanie, wybierzcie jedną czynność: najczęstszą i najlepiej opisaną. Pierwszy automat ma działać i nie wymagać ciągłych poprawek, a nie obejmować wszystkiego.
Ile czasu realnie zaoszczędzicie, zależy od liczby powtórzeń, liczby wyjątków i tego, ile osób bierze udział w procesie. Dlatego nie podajemy tego z góry — liczymy na danych z Waszego tygodnia obserwacji, a nie z cudzej statystyki.
Jak to wyceniamy
Mapowanie procesu i prace wdrożeniowe rozliczamy godzinowo: 239 zł netto za godzinę, naliczane co 15 minut. Przy większym zakresie są pakiety 5, 10 i 20 godzin, odpowiednio po 229, 219 i 209 zł netto za godzinę. Konkretny automat albo aplikację wyceniamy po bezpłatnej konsultacji online, gdy wiadomo, co dokładnie ma się dziać i ile wyjątków trzeba obsłużyć.
Jedna uwaga organizacyjna: pracujemy zdalnie z całej Polski, w dni robocze, siedzibę mamy w Gdańsku. Nie prowadzimy dyżuru całodobowego i nie podpisujemy umów z gwarantowanym czasem reakcji, więc procesy, w których przestój liczy się w minutach, projektujemy tak, aby dało się je przejść ręcznie, zanim ktoś od nas podejdzie do sprawy.
Jeżeli chcesz zacząć od rozmowy o konkretnej czynności u siebie, zakres prac opisujemy na stronie automatyzacje dla firm. Gdy z mapowania wyjdzie, że zamiast łańcucha integracji potrzebny jest jeden prosty program, taką drogę opisujemy w sekcji aplikacje dla firm. Warto też zajrzeć do tekstu o tym, od czego zacząć automatyzację w małej firmie, i do porównania aplikacja dla firmy czy arkusz kalkulacyjny.