Krótka odpowiedź: zanim wypowiesz umowę, odzyskaj kontrolę nad czterema rzeczami, bez których nie da się pracować: domeną, DNS-em, kontem administratora poczty i dostępem do hostingu. Reszta jest odtwarzalna, te cztery nie. Dopiero gdy masz je u siebie, rozmowa o rozstaniu przebiega spokojnie.
Co odebrać, zanim wypowiesz umowę
Lista do odhaczenia. Przy każdej pozycji sprawdź nie to, czy „macie dostęp”, tylko czy Twoja firma jest właścicielem konta.
- Domena. W panelu rejestratora w danych abonenta ma figurować Twoja firma, nie dostawca. To najczęstszy punkt zapalny i najdroższy do naprawy po fakcie.
- DNS. Gdzie realnie stoi strefa i kto może ją edytować. Bez tego nie przeniesiesz ani strony, ani poczty.
- Hosting lub serwer. Panel, dostęp do plików i do bazy danych. Zapytaj też, kiedy wygasa opłacony okres.
- Konto administratora poczty (Google Workspace, Microsoft 365 albo serwer pocztowy). Konto nadrzędne musi należeć do firmy, a nie być osobistym kontem dostawcy.
- Panel administracyjny strony i konto o najwyższych uprawnieniach.
- Repozytorium kodu, jeśli strona albo aplikacja była pisana na zamówienie, razem z informacją, co można z nim zrobić zgodnie z umową.
- Licencje: wtyczki, motywy, oprogramowanie. Na kogo są wykupione i kiedy wygasają.
- Konta usług zewnętrznych: bramka płatności, system mailingowy, CRM, systemy branżowe.
- Analityka i menedżer tagów. Konto Google Analytics i kontener GTM — tu firmy tracą historię pomiarów najczęściej, bo konto należy do agencji.
- Skrzynki techniczne, na które przychodzą powiadomienia o odnowieniach i certyfikatach.
- Dokumentacja: spis sprzętu, kont i haseł, schemat sieci, informacja gdzie leżą kopie zapasowe.
Co zmienić zaraz po przejęciu
Pierwszy tydzień, w tej kolejności:
- Hasła do wszystkich kont z listy wyżej, nie tylko do tych, z których korzystacie na co dzień.
- Logowanie dwuskładnikowe tam, gdzie go nie było — zwłaszcza na koncie administratora poczty i u rejestratora domeny.
- Usunięcie kont byłego dostawcy i jego pracowników ze wszystkich systemów. Także tych „technicznych”, zakładanych na czas wdrożenia.
- Sprawdzenie reguł przekazywania poczty i delegacji skrzynek. Zostawione przekierowanie działa po cichu i latami.
- Adres kontaktowy do odnowień domeny i certyfikatów przestawiony na skrzynkę firmową.
- Odtworzenie pliku z kopii zapasowej — test, czy kopie, które przejęliście, w ogóle działają.
Typowe pułapki
- Domena zarejestrowana na dostawcę. Formalnie to on jest abonentem. Odzyskanie bywa możliwe, ale wymaga współpracy drugiej strony — dlatego ten punkt robi się przed wypowiedzeniem, nie po.
- Jedyne konto administratora poza firmą. Dotyczy tenanta poczty i panelu hostingu. Bez konta nadrzędnego nie nadasz sobie uprawnień.
- „Kopie zapasowe są”, ale nikt nie wie gdzie. Kopia, której nie potrafisz wskazać i odtworzyć, nie jest kopią. Szerzej piszemy o tym w tekście o zasadzie 3-2-1.
- Strona na licencji dostawcy albo na jego zamkniętym silniku. Wtedy przeniesienie oznacza budowę nowej strony — sprawdź to, zanim wypowiesz umowę.
- Brak okresu przejściowego. Warto zachować nakładanie się terminów o tydzień czy dwa, żeby przy problemie było do kogo zadzwonić.
Jak to robimy
Przejęcie zaczynamy od przeglądu środowiska: spisujemy, co firma faktycznie ma — sprzęt, konta, domeny, licencje, dostępy — i gdzie są luki. Przegląd i prace porządkowe rozliczamy godzinowo, po 239 zł netto za godzinę, i wyceniamy osobno, przed rozpoczęciem stałej opieki. Dopiero po nich ustalamy pakiet.
Robimy tak, bo zastane środowisko potrafi wymagać kilku godzin porządków, a ukrycie tego kosztu w abonamencie oznaczałoby albo stratę po naszej stronie, albo abonament zawyżony dla wszystkich. Zakres prac startowych dostajesz na piśmie i decydujesz, zanim zaczniemy.
Więcej o zakresie i pakietach: opieka informatyczna dla firm. Dla firm z Trójmiasta mamy osobną stronę: obsługa informatyczna w Gdańsku, Gdyni i Sopocie.